以EMS方式郵寄法律文件的實務問題及操作規范
日期：2017/12/18
本律師在大量訴訟及仲裁案件中發現因法律文件送達不規范導致相關法律事實無法證明，最終裁判結果與當事人預料的不一致甚至完全相反的情況。
郵寄EMS文件，是一件小事，但在你需要的時候，卻可能成為案件成敗的關鍵。
法律行為的實施要注重每一個細節，對其操作以動態化規范明晰可能遠比關注靜態法律文本更有價值。
一、以EMS方式郵寄法律文件不規范產生的常見問題
依本律師多年的法律服務經驗，現將因郵寄送達程序不完善，導致訴訟或仲裁中遇到的常見問題大致總結如下：
1、EMS面單原件無法找到。
庭審時面單原件無法出示，對方當事人又否認收到該文件。如該文件的送達構成某一法律事實的生效要件，則該法律事實可能因無其他間接證據的印證，無法被認定發生了相應的法律后果。（例如：合同終止、解除、債權讓與通知等。）
2、EMS面單原件字跡不清晰。
因EMS面單收件人存頁為復寫紙頁，如寄件時書寫力度不夠，可能導致EMS收件人存頁面單字跡不清晰。如寄件人、收件人以及郵寄內容等事項不清楚，且亦未留存EMS面單首頁復印件的，對方當事人在某些條件下可能對面單和郵寄函件內容的關聯關系予以否認或徹底否認收到EMS郵件的事實。
3、EMS面單原件上無郵寄內容說明。
EMS上無郵寄內容說明，對方當事人可能不予認可當庭出示的函件內容，一般會辯稱收到了空郵件、或收到的內容和當庭出示的內容不一致。另外出現過向法院郵寄EMS后，法院工作人員稱未收到材料的情況。
4、EMS面單原件上郵寄內容說明過于普通無特殊性.
例如：函、告知函、情況說明，且沒有函件編號。可能導致對方當事人不予認可當庭出示函件的內容，并辯稱收到的內容和當庭出示的內容不一致。
5、EMS面單未打印送達查詢頁。
EMS的文件網頁查詢期限為送達之日起六個月，書面查詢（須至郵寄地點）日期為送達之日起一年，一般超過兩年以上的郵件無法查詢。因此應當在送達之日起六個月內進行查詢。如超過六個月，且對方當事人否認文件送達的，則可能存在某些法律行為的后果無法被認定的情況。例：本律師在一個標的數千萬的合同履行過程中向對方當事人發函，對方當事人回函時曾故意將本律師函送達的日期寫錯，并援引之前發送的其他律師函，該行為引起本律師相當警覺，并在后面的律師函回函中著重予以強調。
6、EMS郵件被退回，因郵局未出具證明，致使無法查清退回原因。
本律師2016年曾代替當事人向西安某法院申請訴訟退費時，郵寄給法院的EMS退費申請單被法院拒收，并被退回。后向相關部門投訴，相關部門拒絕承認收到過退費申請單，經本律師出具EMS郵件退件說明后相關部門才承認相關事實。
6、其他與之相關的實踐問題
①在仲裁程序中，因初次提交的EMS證據形式不完善，仲裁庭以更尊重程序為由，拒絕認定補正證據。（法院基本排除此情形）本律師曾在某仲裁案件中遇到如下情況：因EMS證據無送達單證，對方律師當庭對該份證據不予認可，我方客戶庭后十日內協調多方補正完畢，郵寄至仲裁委，但仲裁庭不予二次開庭且不要求對方質證，并在最終的裁決書中只字不提該份關鍵證據。其給出的理由是，仲裁更遵守程序，過期不候。雖然本案結果對對方不利，我方亦未再動干戈。但這一過程令本律師印象深刻，當細節可能成為結果的理由時，你就應當加以重視。
②在我國，信件寄遞業務由郵政企業專營，中國郵政是唯一具備寄遞信函資格的主體。如果擅自選擇其他快遞公司（例如順風、申通、韻達等）郵寄可能會使所寄信函的效力受到質疑。依據《郵政法》第五十五條“快遞企業不得經營由郵政企業專營的信件寄遞業務，不得寄遞國家機關公文”，《郵政法實施細則》（國務院令第65號，下稱“郵政細則”）第四條“未經郵政企業委托，任何單位或者個人不得經營信函、明信片或者其他具有信件性質的物品的寄遞業務，但國務院另有規定的除外。信函是指以套封形式傳遞的緘封的信息的載體。其他具有信件性質的物品是指以符號、圖象、音響等方式傳遞的信息的載體。具體內容由郵電部規定”，可見，如果擅自選擇其他快遞公司郵寄可能會使所寄信函的效力受到質疑。而國家機關公文不通過EMS形式送達，亦可能產生違法送達的法律后果。國家機關公文：指國家機關在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成，用以聯系事務、指導工作、處理問題的書面材料，是國家機關依法履行職責、處理公務活動的重要工具。《中華人民共和國郵政法》第55條規定：“快遞企業不得經營由郵政企業專營的信件寄遞業務，不得寄遞國家機關公文”這是法律的“紅線”！《中華人民共和國郵政法》第72條規定，“未取得快遞業務經營許可經營快遞業務，或者郵政企業以外的單位或者個人經營由郵政企業專營的信件寄遞業務或者寄遞國家機關公文的，由郵政管理部門或者工商行政管理部門責令改正，沒收違法所得，并處五萬元以上十萬元以下的罰款；情節嚴重的，并處十萬元以上二十萬元以下的罰款；對快遞企業，還可以責令停業整頓直至吊銷其快遞業務經營許可證。”另外，相關案例亦有佐證。例如：賈友寶與青島黃島區政府行政復議不作為案也確認了國家公文通過順豐寄遞違法。青島市黃島區政府作出的行政的復議決定書認為：“屬于國家機關公文，應當嚴格按照法定要求和法定途徑送達，但其違背郵政法等相關法律法規規定，采用順豐快遞方式送達政府關公文，明顯違背了國家法律的禁止性規定，作為青島市GDP貢獻最高的區政府，卻知法犯法，帶頭違法，具體行政行為明顯不當，故法院同時確認其以順豐方式郵寄行政復議延期通知書和行政復議決定書的行為違法，亦并無不當，依法有據。”
③、可能出現部分當事人偽造EMS送達單據的情況。因送達單據系打印頁，且超過六個月無法通過網絡查詢，因此，本律師在實踐中遇到不少當事人通過偽造EMS送達單據來達到訴訟證明目的的情況。一般偽造者在網頁上通過PDF打印機打印一份真實的EMS郵寄送達單據，后通過PDF-Word軟件進行轉換，并修改單據內容，后進行打印，做到以假亂真。因此，一般法庭會要求提供EMS送達詳單——即有EMS運送全流程情況的送達單據。
當然，法律文件EMS郵寄不規范可能帶來的問題還有很多，通過相應的案例，汲取教訓，從細節做起，把風險降到最低。
二、以EMS方式郵寄法律文件的標準流程規范
1、將EMS郵寄函件正本編號，并在函件正本中注明：本文件一式兩份，一份寄件人存，一份以EMS的方式發送，且注明函號。
2、填寫EMS面單，必要要素：寄件人姓名、寄件人單位、寄件人聯系方式、寄件人聯系地址、收件人姓名、收件人單位、收件人聯系方式、收件人聯系地址、內件品名（特別重要）。
注：①全部內容填寫時應工整用力書寫，確保每一聯內容都清晰可見。如郵件被退回，要求郵局出具證明，說明退回原因。
②內件品名請注明郵寄文件名稱及主要內容。例如：繳費明細、催繳物業費通知：請于收到本通知之日起三日內繳清物業費，逾期則一切后果均由您承擔。
3、將一份函件正本放入EMS文件袋，密封。并將填寫好完整信息的EMS面單粘貼在EMS文件袋上，再用A4紙復印（EMS面單+寄件袋）頁。
注：主要防止“收件人存”正本頁不清晰。
4、將EMS面單寄件人存（第三聯）撕下，粘貼至EMS面單復印件（第三步措施）后。
5、EMS寄出后六個月以內登錄全球郵政特快專遞網站http://www.ems.com.cn/，在郵件查詢一欄輸入運單號和網頁驗證碼，對郵件進行查詢。郵件送達信息彈出后，下拉顯示詳單，將詳單頁面整個打印。
注：需打印詳單頁而非簡單頁。
6、EMS郵件歸檔（另一份函件正本+EMS面單正本復印件+EMS面單寄件人存原件+郵件送達打印頁），郵件被退回的，應要求郵局出具證明，說明退回原因，并保留退件原件。
7、建議重要文件均以EMS的方式通過上述手續發送。
吳俍君，北京煒衡（上海）律師事務所，爭端解決部，合伙人律師。
目前服務的主要客戶為多家央企及世界五百強企業，并擔任多個央企子公司、中外合資企業及金融公司的常年法律顧問。擅長商業地產開發及租賃、融資租賃、建設工程、大宗商品及進出口商品貿易、合同擔保及信托等領域的重大、復雜糾紛處理。
信息來源：彤言法悟
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